Nieuws

Je opent je mailbox, ziet de melding in Billit en denkt: hoe kan dit nu? Je leverancier heeft netjes een e-factuur gestuurd, jij wil die gewoon verwerken… en toch verschijnt er een afwijzing vanuit het PEPPOL-netwerk. Met de PEPPOL-verplichting in 2026 in zicht duikt die vraag steeds vaker op: “Waarom wordt mijn factuur geweigerd door het PEPPOL-netwerk?”

In dit artikel zetten we de meest voorkomende oorzaken helder op een rij, mét praktische stappen om het snel opgelost te krijgen, gericht op kmo’s die hun administratie graag strak en digitaal houden.

Waarom wordt mijn factuur geweigerd door het PEPPOL-netwerk?

Een afwijzing voelt soms willekeurig, maar PEPPOL werkt niet op buikgevoel. Het netwerk controleert elke elektronische factuur op vaste regels: technische vormvereisten, verplichte velden, logische controles en ontvangersgegevens. Als één schakel niet klopt, volgt er een foutmelding.

Denk aan PEPPOL als een toegangspoort met een strenge portier: je komt binnen als je ticket, naam en rij overeenkomen. Eén mismatch, en je staat weer buiten.

Peppol-integratie? Billit doet het voor jou Peppol is het Europese netwerk voor veilige en gestandaardiseerde e-facturatie. Vanaf 2026 moet elke B2B-factuur via dit netwerk worden verstuurd. Billit is een erkende Peppol access point provider, wat betekent dat je geen extra instellingen of t…

Wanneer ondernemers zoeken op termen zoals PEPPOL factuur geweigerd, PEPPOL factuur foutmeldingen of waarom factuur afgekeurd PEPPOL, gaat het bijna altijd om één van de onderstaande categorieën.

1) ontvanger klopt niet: peppol-id, btw-nummer of endpoint mismatch

Een klassieke oorzaak van problemen met PEPPOL facturatie: de factuur is naar de verkeerde “digitale brievenbus” gestuurd.

Wat gaat er mis?

• De leverancier gebruikt een oud of fout PEPPOL-ID van jouw onderneming.
• Het btw-nummer op de factuur komt niet overeen met wat in het PEPPOL-register verwacht wordt.
• De leverancier stuurt naar een ander identificatietype dan afgesproken (bijvoorbeeld KBO vs. btw vs. GLN).

Wat kan jij doen?

• Controleer in Billit welke ontvangergegevens gebruikt werden.
• Stuur je leverancier jouw correcte PEPPOL-identificatie door (en vraag om die te bewaren in hun systeem).
• Laat één testfactuur sturen na correctie, vóór ze een hele batch versturen.

Dit valt vaak onder: factuurverwerking via PEPPOL mislukt zonder dat de inhoud van de factuur “fout” is.

2) verplichte velden ontbreken of zijn onlogisch ingevuld

PEPPOL is streng op structuur. Een factuur kan er voor mensen prima uitzien, maar toch falen op validatieregels.

Vaak voorkomende triggers bij PEPPOL netwerk validatie fouten

• Geen factuurnummer of dubbel factuurnummer.
• Factuurdatum of leverdatum ontbreekt.
• Verkeerde valuta of notatie (bv. komma/ punt in bedragen).
• Onlogische totalen: subtotaal + btw ≠ totaal.
• Btw-tarieven die niet passen bij de btw-bedragen.

Snelle check

• Vergelijk totalen en btw-berekening met de bijlage of bestelbon.
• Kijk of er per lijn een btw-tarief staat (ook bij 0% of vrijstelling).

Dit type fout duikt vaak op in zoekopdrachten zoals PEPPOL factuur controle regels en gids voor PEPPOL factuurafwijzing.

3) btw-regels en btw-codes: klein detail, grote impact

Bij elektronische factuur afgewezen PEPPOL speelt btw opvallend vaak mee. Niet omdat de fiscus live meekijkt, maar omdat PEPPOL regels afdwingt rond de btw-logica.

Voorbeelden

• Intracommunautaire levering zonder correcte vermelding of btw-code.
• Verleggingsregeling toegepast, maar zonder de juiste verwijzing/tekst.
• 0% btw zonder geldige reden in de factuurdata.
• Btw-bedragen met afrondingsverschillen buiten de tolerantie.

Praktische tip
Vraag je leverancier om de factuur te herexporteren vanuit hun facturatiesoftware met het juiste scenario (binnenland, intracommunautair, verlegging…). Handmatig “even aanpassen in pdf” helpt niet bij PEPPOL—het gaat om de data in de XML.

4) “bijlagen” en vrije tekst: wat jij ziet is niet wat peppol controleert

Soms staat alle info netjes in een pdf-bijlage, maar PEPPOL kijkt vooral naar de gestructureerde velden.

Typisch probleem

• Leveringsadres staat enkel in de pdf, niet in de e-factuurvelden.
• Bestelbonnummer staat in vrije tekst, maar niet in het juiste referentieveld.
• Contractreferentie of projectcode ontbreekt terwijl jouw klant/bedrijf dat verplicht maakt.

Gevolg: oorzaken geweigerde PEPPOL facturen lijken vaag (“missing reference”), terwijl jij het “toch ziet” in de bijlage.

5) software-instellingen bij de verzender: de factuur is correct, de export niet

Een pijnlijk scenario: de gegevens in het systeem van je leverancier zijn prima, maar hun PEPPOL-export staat verkeerd ingesteld.

Voorbeelden van PEPPOL factuur foutmeldingen door export

• Verkeerd documenttype (creditnota vs. factuur).
• Onjuiste profielkeuze (PEPPOL BIS vs. andere variant).
• Oude mapping van velden na een software-update.

Wat helpt

• Vraag een nieuwe verzending met een verse export.
• Laat de leverancier hun softwareleverancier of access point het foutlog nalezen.

een praktische checklist als je melding krijgt: “oplossing peppol factuur geweigerd”

Gebruik dit als snelle routekaart wanneer je opnieuw denkt: “Waarom wordt mijn factuur geweigerd door het PEPPOL-netwerk?”

1. Lees de foutmelding letterlijk (niet alleen “rejected”, maar ook de code/omschrijving).
2. Check ontvangerdata: PEPPOL-ID, btw-nummer, bedrijfsnaam.
3. Controleer bedragen: lijnbedragen, btw, totalen, afronding.
4. Check referenties: bestelbonnummer, projectcode, leveringsadres (in velden, niet enkel in pdf).
5. Vraag heruitgifte: laat de leverancier opnieuw verzenden via PEPPOL (geen mail met pdf als “oplossing”).
6. Documenteer de oorzaak: noteer wat het was, zodat je die leverancier de volgende keer sneller kan sturen.

Zo bouw je aan PEPPOL compliant e-facturatie zonder dat elke foutmelding je werkdag opbreekt.

hoe b2b tax advisors dit aanpakbaar maakt voor kmo’s richting 2026

Bij B2B Tax Advisors merken we dat de grootste winst niet zit in “nog een tool”, maar in een werkbare routine: facturen komen binnen, worden correct gevalideerd en belanden vlot in de boekhouding.

Daarom werken we met digitale platformen zoals Billit en Yuki en koppelen we dat aan duidelijke begeleiding: wat doe je bij een afwijzing, welke info moet je leverancier aanpassen, en hoe vermijd je herhaling? In de praktijk betekent dat: minder pingpong via mail, en sneller zicht op je cijfers, handig als je in 2026 geen tijd wil verliezen aan herstelwerk.

Wie hierop wil voorsorteren, vindt meer over onze aanpak via onze oplossingen en onze digitale manier van werken bij boekhouding.

Tot slot: maak van een peppol-afwijzing geen weektaak

Een geweigerde factuur is vervelend, maar zelden een ramp als je weet waar je moet kijken. De meeste gevallen van waarom factuur afgekeurd PEPPOL komen neer op ontvangerdata, verplichte velden, btw-logica of een exportinstelling bij de verzender. Met een korte checklist en vaste afspraken met leveranciers wordt oplossing PEPPOL factuur geweigerd al snel een routine in plaats van een frustratie.

Wil je dat we even meekijken naar jouw PEPPOL-proces en de meest voorkomende fouten in jouw inkomende facturen? Neem contact op via https://www.b2btax.be/contact/ of mail naar support@b2btax.be. Dan zorgen we samen dat je administratie richting 2026 niet alleen digitaal is, maar ook vlot blijft lopen.