Hoe gerust ben je dat je facturen in 2026 niet alleen sneller, maar ook correct en volgens de regels bij klanten en overheden aankomen?
Veel Belgische kmo’s voelen dat er “iets met Peppol” op hen afkomt, maar missen een concreet pad: wat moet je nu al doen, wat kan later, en wie moet waarvoor verantwoordelijk zijn? Het goede nieuws: wie vandaag zijn facturatiestroom helder in kaart brengt en slim automatiseert, kan vlot overschakelen zonder lastminute-chaos. Hieronder vind je een praktisch stappenplan, met herkenbare scenario’s uit de praktijk en met aandacht voor hoe pré-accounting en digitale boekhouding mooi op elkaar aansluiten.
Eerst helder krijgen: wat verandert er precies voor je bedrijf?
Elektronisch factureren is meer dan een pdf mailen. Bij e-facturatie via Peppol worden factuurgegevens gestructureerd verstuurd via een beveiligd netwerk, zodat ze automatisch kunnen worden ingelezen in systemen van je klant. Dat betekent minder manuele input, minder interpretatiefouten en sneller akkoord voor betaling.
Voor Peppol bij kmo’s in België draait het in 2026 vooral om twee vragen:
- Ben je klaar voor de e-facturatieverplichtingen die in België op kmo’s afkomen (bijvoorbeeld in B2B-context, afhankelijk van de concrete regelgeving en timing)?
- Is je interne administratie zo ingericht dat je er voordeel uit haalt, in plaats van er extra werk bij te krijgen?
Wie Peppol e-facturatie wil implementeren zonder stress, bekijkt het daarom niet als “een knop in software”, maar als een kleine procesverbetering: wat stuur je, naar wie, met welke data, en wie controleert wat?
Peppol-integratie? Billit doet het voor jou
|
Stap 1: je huidige facturatiestroom in kaart brengen, zonder vakjargon
Voor je tools kiest, loont het om de facturatiestroom van je kmo te analyseren. Neem één uur en beantwoord deze vragen, liefst samen met de collega die vandaag de facturen maakt of opvolgt:
- Welke facturen gaan uit je systeem, en welke worden nog manueel opgesteld (Word, Excel)?
- Hoe komen inkomende facturen binnen (mail, pdf, portaal, papier, webshop)?
- Waar loopt het mis: ontbrekende PO-nummers, verkeerde adressen, laattijdige goedkeuringen?
- Welke klanten eisen nu al gestructureerde e-facturen, en wie volgt dat op?
- Wie bewaakt je nummering, btw-gegevens en betaalcondities?
Dit is meteen de basis van een stappenplan voor e-facturatie bij een kmo: je ontdekt waar automatisatie echt tijd wint, en waar je eerst afspraken nodig hebt.
Snelle reality check: drie signalen dat je proces nog niet “Peppol-ready” is
- Facturen vertrekken vanuit meerdere plekken (en niemand weet welke versie de juiste is).
- Klantgegevens zitten niet centraal, of worden niet consequent bijgewerkt.
- Betalingsopvolging gebeurt op basis van “gevoel”, niet op basis van een actueel overzicht.
Stap 2: bepaal je minimale setup, zodat je niet over-automatiseert
Een veelgemaakte fout is te groot starten: meteen alle workflows, goedkeuringslagen en integraties willen bouwen. Beter is een minimale, werkbare basis die je later uitbreidt.
Voor de meeste kmo’s is dit een logische start:
- Eén plek waar uitgaande facturen worden opgesteld en verstuurd (inclusief Peppol).
- Eén plek waar inkomende facturen landen en klaarstaan voor controle.
- Duidelijke rollen: opmaak, goedkeuring, betaling, en boekhoudkundige verwerking.
Wie overstapt naar e-facturatie zonder stress, doet dat meestal in twee golven: eerst uitgaande facturen strak zetten, daarna inkomende facturen en goedkeuringen verfijnen.
Stap 3: werk met pré-accounting, zodat boekhouden vanzelf volgt
In de praktijk zit de grootste winst niet enkel in “de factuur verzenden”, maar in wat erna komt. Met pré-accounting vang je veel werk op vóór het de boekhouding raakt: correcte data, juiste bijlagen, heldere status (ontvangen, goedgekeurd, betaald), en minder vragen achteraf.
B2B Tax Advisors heeft in 2025 Billit bij klanten geïntroduceerd als pré-accounting software, precies om die overgang naar gestructureerde e-facturen praktisch te maken en om klaar te zijn voor de Peppol-verplichtingen vanaf 2026. Een Billit pré-accounting koppeling maakt het makkelijker om:
- facturen op te stellen met correcte klant- en btw-gegevens,
- e-facturen te verzenden en te ontvangen via het netwerk,
- documenten en communicatie per factuur te bundelen,
- intern sneller te controleren, zonder losse mails en bijlagen.
Belangrijk is dat je team het ook echt gebruikt. Pré-accounting werkt pas als het de dagelijkse flow vereenvoudigt, niet als het “nog een platform” wordt.
Digitalisering in actie: ons kantoor kiest voor Billit als pré-accounting tool
|
Stap 4: kies de juiste koppeling met je boekhouding (en test die vroeg)
Zodra je facturen digitaal en gestructureerd binnenkomen, wil je dat ze ook netjes doorstromen naar je boekhouding. Denk aan automatische verwerking, minder fouten en sneller inzicht.
Hier komt digitale boekhouding met Peppol in beeld: Peppol zorgt voor de gestructureerde gegevens, je boekhoudplatform zorgt voor verwerking, rapportering en compliance. In het ecosysteem van B2B Tax Advisors wordt er gewerkt met onder meer Yuki en Silverfin, waardoor documenten centraal zitten en je sneller richting actuele cijfers gaat.
Maak je stappen concreet:
- bespreek met je boekhouder of dossierbeheerder welke velden belangrijk zijn (kostenplaatsen, analytische codes, btw-codes),
- leg vast welke uitzonderingen manueel behandeld worden,
- plan een testperiode met echte facturen (niet alleen demo’s).
Een koppeling van Billit met je boekhoudpakket is pas geslaagd als ze in het dagelijkse ritme werkt: factuur in, controle, boeking klaar, en je dashboard klopt.
Let op: test altijd met een beperkt segment (bijvoorbeeld 10 vaste leveranciers en 10 vaste klanten). Zo vermijd je dat een kleine instelling meteen impact heeft op je volledige administratie.
Stap 5: maak afspraken met klanten en leveranciers, voordat het “moet”
Peppol werkt vlot als beide kanten weten wat ze mogen verwachten. Stuur daarom tijdig een korte mail naar klanten en leveranciers met:
- vanaf wanneer je gestructureerde facturen kan ontvangen of versturen,
- welke gegevens je nodig hebt (referentie, bestelnummer, afdeling),
- naar wie vragen mogen gaan.
Dit is ook het moment om uitzonderingen te beslissen, zoals:
- buitenlandse partijen die (nog) niet meedoen,
- creditnota’s en correcties,
- abonnementen en periodieke facturen.
Praktijkcases die laten zien waar het vaak misloopt (en hoe je het oplost)
Case 1: de consultancy-vennootschap met “factureren op vrijdagavond”
Een managementvennootschap factureerde maandelijks, maar deed dat ad hoc: soms vanuit Excel, soms vanuit een oud pakket. Gevolg: onduidelijke nummering, ontbrekende referenties bij klanten, laattijdige betaling.
Aanpak:
- één vaste facturatieflow opgezet via pré-accounting,
- klantenlijst opgeschoond,
- vaste sjablonen en betaalcondities ingesteld.
Resultaat: minder correcties, sneller betaald, en de overstap naar Peppol werd een technische stap, geen organisatorische crisis.
Case 2: de bouwgerelateerde kmo met veel inkomende facturen en discussies
Hier zat de pijn bij inkomende facturen: discussies over leveringen, ontbrekende bijlagen, en onduidelijke goedkeuringen.
Aanpak:
- inkomende facturen centraliseren,
- simpele interne regel: “geen goedkeuring, geen betaling”,
- bijlagen verplicht toevoegen aan de factuurflow.
Resultaat: minder losse communicatie, snellere controle en een vlottere aansluiting richting boekhouding.
Deze praktijkcases rond e-facturatie tonen hetzelfde patroon: het gaat niet om “Peppol aanzetten”, maar om je proces strak en simpel maken.
De rol van je boekhouder verandert, en dat is net een voordeel
Een digitaal boekhoudkantoor als gids betekent dat je niet alleen compliant wordt, maar ook slimmer gaat sturen. Bij B2B Tax Advisors in Turnhout is die aanpak al jaren zichtbaar: documenten digitaal aanleveren, verwerking binnen 24 uur, en werken met cloudplatformen zodat je cijfers bruikbaar worden voor beslissingen, niet enkel voor aangiftes.
Wanneer je e-facturatie inbedt in je dagelijkse werking, win je:
- overzicht over openstaande posten,
- minder manueel werk,
- betere traceerbaarheid bij discussies,
- en vooral: rust in je administratie.
Wie in 2026 probleemloos wil meedraaien, start dus niet met paniek, maar met een plan, een beperkte test en begeleiding waar nodig.
Afronden met een simpel actieplan voor de komende 30 dagen
Wil je dit klein en haalbaar houden? Dit werkt voor de meeste kmo’s:
- Week 1: facturatiestroom uitschrijven, inclusief pijnpunten en uitzonderingen.
- Week 2: keuze bevestigen voor je pré-accounting en je Peppol-aanpak, inclusief interne rollen.
- Week 3: koppeling met je boekhouding opzetten en testen met een beperkte groep klanten en leveranciers.
- Week 4: communicatie uitsturen, korte training intern, en een eerste evaluatie met je boekhouder.
Wie zo werkt, schakelt over zonder stress en bouwt tegelijk aan een administratie die wél meegroeit met je onderneming.
Een rustige overstap begint met één gesprek
Bij B2B Tax Advisors bekijken we e-factureren niet als een verplicht nummer, maar als een kans om je administratie eenvoudiger te maken, met duidelijke afspraken en tools die passen bij je bedrijf. Wil je aftoetsen waar jij vandaag staat en welke stappen het meeste effect hebben? Plan dan een vrijblijvend gesprek via onze contactpagina of ontdek hoe we digitale processen aanpakken bij onze oplossingen.
