Nieuws

Vanaf 1 januari 2026 moeten in België alle btw-plichtige ondernemingen voor B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Geen gewone pdf meer, maar echte e-facturen die automatisch leesbaar zijn voor boekhoudsoftware en via Peppol worden uitgewisseld. Wie vandaag nog met losse pdf’s of papieren documenten werkt, voelt de druk al toenemen.

In dit artikel tonen we hoe je boekhouding stap voor stap klaarstoomt voor e-facturatie via Peppol, zonder chaos, tijdsverlies of onaangename verrassingen. Je ontdekt welke voorbereidingen nodig zijn, hoe je jouw processen best organiseert en welke rol digitale tools zoals Billit en Yuki daarbij spelen.

Als B2B Tax Advisors – “Uw Partner in Digitale Boekhouding en Fiscaal Advies” – begeleiden we dagelijks kmo’s en starters in de omschakeling naar digitale boekhouding en e-facturatie. We delen hier onze praktische aanpak, zodat je met vertrouwen richting 2026 gaat.

Wat Heb Je Nodig Om Naar E-Facturatie Via Peppol Over Te Stappen?

Voor je concreet aan de slag gaat met “hoe je boekhouding stap voor stap klaarstoomt voor e-facturatie via Peppol”, is het belangrijk om de juiste basis en tools klaar te hebben.

Technische en organisatorische voorwaarden

• Actieve btw-registratie in België
  Je onderneming moet correct geregistreerd zijn, met een geldig btw-nummer dat gebruikt wordt als identificatie in Peppol.
• Gestandaardiseerde factuurgegevens
  Je facturen moeten minimaal alle wettelijk verplichte elementen bevatten (btw-nummer klant/leverancier, correcte adresgegevens, datum, vervaldatum, btw-tarieven, enz.). Bij e-facturen is de kwaliteit van de data nog belangrijker omdat de verwerking automatisch gebeurt.
• Een digitale boekhouding
  Werk je nog hoofdzakelijk op papier of met losse Excel-bestanden, dan is dit hét moment om over te stappen naar een digitale omgeving. Bij B2B Tax Advisors doen we dat met:
  • Billit (pré-accounting & e-facturatie, inclusief Peppol-koppeling)
  • Yuki (volledig digitaal boekhoudplatform)
  • Silverfin (compliance en rapportering binnen het kantoor)
• Interne afspraken en processen
  Iedereen in je organisatie die met facturatie of administratie bezig is, moet weten:
  • hoe facturen worden opgemaakt,
  • via welk kanaal ze worden verstuurd,
  • wie welke controles uitvoert,
  • en hoe inkomende facturen verwerkt worden.

Tools en partners: werken met de juiste combinatie

Je hoeft dit traject niet alleen te doen. Een doordachte samenwerking tussen ondernemer, software en accountant maakt het verschil:

• Billit als pré-accounting en Peppol-hub
  Ideaal om verkoop- en inkoopfacturen aan te maken, in te lezen, te controleren en automatisch door te sturen naar de boekhouding. Billit is gekoppeld aan Peppol en vormt zo de brug naar de nieuwe e-facturatiewereld.
• Yuki als digitaal boekhoudplatform
  Je documenten worden binnen 24 uur verwerkt, met een duidelijk dashboard en online archief. Perfect voor kmo’s die hun boekhouding willen digitaliseren én klaarstomen voor e-facturatie via Peppol.
• B2B Tax Advisors als digitale boekhoud- en fiscaal partner
  Wij helpen bij de keuze en inrichting van de tools, de koppeling met je webshop/CRM/kassasysteem en de controle op de boekhoudkundige en fiscale correctheid. Meer info over onze aanpak vind je bij Onze oplossingen.

Eén platform voor alles Billit is meer dan een facturatietool. Het is een compleet platform voor je financiële administratie. Je kunt er inkomende en uitgaande facturen beheren, banktransacties koppelen, documenten archiveren en zelfs je boekhouder toegang geven. Alles gebeurt in één omgeving, wat zorgt voor overzicht en efficiëntie. Vanaf 2026 wordt digitale facturatie verplicht, maar met Billit ben je […]

Hoe Je Boekhouding Stap Voor Stap Klaarstoomt Voor E-Facturatie Via Peppol

Stap 1: Breng Je Huidige Facturatiestroom In Kaart

Voor je eender welke software activeert, moet je weten hoe het vandaag loopt:

1. Hoe worden verkoopfacturen nu opgemaakt? In Word, Excel, een facturatiepakket, via je webshop?
2. Hoe ontvangt je bedrijf aankoopfacturen? Via e-mail, pdf, portalen, post?
3. Wie is verantwoordelijk voor controles (btw, bedragen, referenties, enz.)?
4. Op welke momenten worden facturen verwerkt in de boekhouding?

Noteer de volledige ketting: van bestelling of levering tot betaling en boeking. Dit vormt de basis om te beslissen waar e-facturatie via Peppol de meeste winst oplevert.

Tip: bij B2B Tax Advisors overlopen we deze analyse vaak in een eerste gratis kennismakingsgesprek. Interessant als je je processen objectief wilt laten bekijken. Zie ook: Contact.

Stap 2: Kies Een Digitale Facturatie- En Boekhoudomgeving

Daarna bepaal je met welke tools je digitaal wilt werken. Voor Belgische kmo’s is het verstandig om meteen te kiezen voor software die:

• Peppol ondersteunt (voor e-facturatie),
• naadloos koppelt met je boekhouder,
• scalable is naarmate je bedrijf groeit.

Bij B2B Tax Advisors zetten we hiervoor in op:

• Billit:
  • aanmaken en versturen van verkoopfacturen,
  • ontvangen en verwerken van aankoopfacturen,
  • automatische koppelingen met banken, webshops en kassasystemen,
  • Peppol-verbinding voor uitwisseling van e-facturen.
• Yuki:
  • snelle verwerking van documenten (binnen 24 uur),
  • digitaal archief en 24/7 inzicht in je cijfers,
  • integratie met Billit en andere oplossingen.

Zo krijgt “hoe je boekhouding stap voor stap klaarstoomt voor e-facturatie via Peppol” een heel concrete invulling: je bouwt op een combinatie van gespecialiseerde tools, ondersteund door een proactief accountantskantoor.

Stap 3: Structuur Je Stamgegevens En Artikelbestanden

Peppol werkt enkel goed als je data gestructureerd en correct zijn. Dat betekent:

• Klant- en leveranciersfiches opschonen
  • juiste btw-nummers,
  • correcte namen en adressen,
  • e-mailadres voor facturatie,
  • indien beschikbaar: Peppol-ID.
• Artikel- en dienstencatalogus structureren
  • duidelijke omschrijving per product/dienst,
  • gekoppeld btw-tarief,
  • eenheidsprijzen en kortingen,
  • intern referentienummer.

Hoe beter je stamgegevens, hoe minder fouten of manuele correcties bij e-facturatie. Je boekhouder kan je helpen om hier eenmalig orde in te scheppen.

Stap 4: Activeer Peppol Via Je Facturatietool (Bijv. Billit)

Nu komt het technische luik: je facturatietool koppelen met Peppol.

1. Registratie en activering
   1. In Billit kan je je onderneming registreren als Peppol-participant.
   2. Je btw-nummer fungeert als sleutelelement.
2. Testfacturen versturen
   1. Stuur enkele test-e-facturen naar jezelf of naar partners die al met Peppol werken.
   2. Controleer of facturen correct aankomen en automatisch verwerkt worden.
3. Controle met de boekhouder
   1. Laat je accountant verifiëren of de boekingen op de juiste rekeningen terechtkomen.
   2. Bij B2B Tax Advisors doen we dit samen met jou, zodat de volledige ketting – van factuur in Billit tot boeking in Yuki – correct loopt.

Zo wordt “hoe je boekhouding stap voor stap klaarstoomt voor e-facturatie via Peppol” geen theoretische oefening, maar een traject waarbij je processen live getest worden vóór de wettelijke verplichting ingaat.

Stap 5: Richt Nieuwe Workflows In Voor Inkoop- En Verkoopfacturen

Zodra Peppol operationeel is, pas je je interne werking aan:

• Verkoopfacturen
  • Nieuwe standaard: facturen worden in Billit aangemaakt en via Peppol verstuurd waar mogelijk.
  • Alleen als de klant (nog) geen Peppol ondersteunt, wordt een pdf per e-mail verstuurd.
• Aankoopfacturen
  • Stimuleer leveranciers om e-facturen via Peppol te sturen.
  • Alle andere documenten (pdf, foto’s, scans) worden via Billit/Yuki opgeladen en automatisch verwerkt.
• Controle en goedkeuring
  • Werk met digitale goedkeuringsflows (bijv. binnen Billit of via e-mailnotificaties).
  • Duid per type factuur aan wie moet goedkeuren (zaakvoerder, projectleider, administratie).

Hierdoor verschuift de focus van manuele input naar controle en opvolging. Je boekhouding wordt niet alleen klaar voor e-facturatie, maar ook veel overzichtelijker.

Stap 6: Test, Evalueer En Stuur Bij

De overstap naar e-facturatie via Peppol is geen eenmalige klik, maar een kort traject van testen en verfijnen:

• Maand 1–2:
  • beperkt aantal klanten en leveranciers via Peppol,
  • fouten en uitzonderingen detecteren.
• Maand 3–4:
  • Peppol als standaard voor alle B2B-klanten en -leveranciers die het ondersteunen,
  • interne afspraken finetunen.
• Maand 5 en verder:
  • periodieke evaluatie met je boekhouder,
  • bijkomende automatiseringen (bankkoppelingen, integratie met webshop/CRM).

B2B Tax Advisors volgt dit mee op via digitale rapporteringen (o.a. Yuki en Silverfin) en bespreekt met jou hoe de nieuwe manier van werken je cijfers en cashflow beïnvloedt.

Tips En Best Practices Voor Een Vlotte Overstap Naar E-Facturatie Via Peppol

• Begin op tijd, niet in december 2025
  “Hoe je boekhouding stap voor stap klaarstoomt voor e-facturatie via Peppol” lukt het best als je nu al start met de basis: digitale boekhouding, opschoning klant- en leveranciersbestanden, keuze van tools.
• Combineer digitalisering met fiscaal advies
  Een digitale factuur is meer dan een technisch bestand. Je boekhouder kan je helpen om je facturatiestructuur en btw-behandeling tegelijk te optimaliseren. Zie ook onze diensten rond Boekhouding en Fiscaliteit.
• Investeer in korte opleiding voor je team
  Een korte training in Billit en Yuki voorkomt misverstanden en foutgebruik. Mensen moeten weten waar ze op moeten letten (btw-codes, omschrijvingen, referenties).
• Zorg voor een duidelijke rolverdeling
  • Wie stelt facturen op?
  • Wie keurt uitgaande en inkomende facturen goed?
  • Wie beheert de instellingen in Billit/Yuki?
• Gebruik het dashboard
  Met een digitale boekhouding krijg je 24/7 inzicht in je cijfers. Maak hier actief gebruik van voor debiteurenbeheer, cashflow-overzicht en budgetopvolging.

Veelvoorkomende Fouten Bij De Voorbereiding Op Peppol-E-Facturatie

• Te lang blijven werken met alleen pdf-facturen
  Pdf’s zijn geen gestructureerde e-facturen. Wie te lang wacht met Peppol, riskeert een haastige en ondoordachte overgang.
• Geen opschoning van klant- en leveranciersbestanden
  Foute btw-nummers, dubbele klanten of ontbrekende adressen veroorzaken problemen bij e-facturatie. Plan een eenmalige “grote kuis”.
• Single point of failure in je organisatie
  Als slechts één persoon weet hoe je digitale facturatiesysteem werkt, wordt uitval of afwezigheid meteen een bedrijfsrisico.
• Geen afstemming met je boekhouder
  Tools in gebruik nemen zonder overleg met je accountantskantoor leidt vaak tot dubbele werk, verkeerde koppelingen of foutieve boekingen. Stem de inrichting van Billit en Yuki af met je boekhouder.
• Digitaliseren zonder proces
  Software lost geen organisatorische chaos op. Leg vast wie wat doet, wanneer en hoe; digitaliseer daarna.

Wat Je Mag Verwachten Als Je Boekhouding Klaar Is Voor E-Facturatie Via Peppol

Wanneer je alle stappen hebt doorlopen, ziet succes er zo uit:

• Je facturen worden standaard digitaal aangemaakt en zoveel mogelijk via Peppol verstuurd of ontvangen.
• Je boekhouding is volledig digitaal, met een centraal archief en duidelijke dashboards.
• Je administratie besteedt beduidend minder tijd aan manuele invoer en meer aan controle en opvolging.
• Je boekhouder kan sneller rapporteren en proactief advies geven, omdat de cijfers altijd actueel zijn.
• Je onderneming voldoet tijdig aan de e-facturatieverplichting die vanaf 2026 van kracht wordt.

Wil je concreet aan de slag met hoe je boekhouding stap voor stap klaarstoomt voor e-facturatie via Peppol, met begeleiding van een digitaal ingesteld accountantskantoor in de Kempen?

B2B Tax Advisors in Turnhout helpt je:

• je huidige processen analyseren,
• de juiste digitale tools (Billit, Yuki, Silverfin) selecteren en inrichten,
• Peppol activeren en testen,
• en je volledige boekhouding en fiscaliteit op deze nieuwe manier van werken af te stemmen.

Plan gerust een vrijblijvend gesprek via Contact of ontdek onze Oplossingen voor kmo’s, management- en consultancyvennootschappen en starters.

Je boekhouding wordt onze zorg, zodat jij met een gerust hart verder kunt ondernemen in een volledig digitale én Peppol-proof omgeving.