Nieuws

De btw op restaurantkosten is in principe niet aftrekbaar (0%), tenzij een specifieke uitzondering van toepassing is. Voor een correcte btw-aftrek moet je altijd rekening houden met de verplichte vermeldingen factuur btw-aftrek. Deze twee regels worden vaak door elkaar gehaald met de 50%-aftrekregel voor autokosten dat zijn twee volledig verschillende regelingen.

De twee regels op een rij

Deze tabel is meteen de meest gemaakte fout die we bij B2B Tax Advisors tegenkomen tijdens boekhoudkundige controles: ondernemers passen de 50%-regel toe op de btw van een restaurantfactuur, terwijl die grens enkel geldt voor autokosten. Voor restaurantkosten is de btw-aftrek in principe volledig uitgesloten, niet gehalveerd.

Wanneer is btw op restaurantkosten wél aftrekbaar?

De uitsluiting van btw-aftrek op restaurantkosten kent een aantal uitzonderingen:

• Dienstreizen van personeel: wanneer werknemers of bedrijfsleiders op verplaatsing zijn voor het werk en daar een maaltijd nuttigen, kan de btw in bepaalde gevallen wel worden gerecupereerd.
• Doorrekening aan de klant: als de restaurantkost expliciet en afzonderlijk wordt doorgefactureerd aan een klant, kan de btw-aftrek van toepassing zijn.
• Cateringbedrijven en de horecasector zelf: ondernemingen waarvan de kernactiviteit bestaat uit het leveren van maaltijden of cateringdiensten vallen niet onder de uitsluiting voor hun eigen prestaties.

Buiten deze uitzonderingen blijft de btw op restaurantkosten niet-aftrekbaar, ongeacht hoe professioneel of zakelijk verantwoord de uitgave zelf is.

De factuur is minstens even belangrijk als het bedrag

Zelfs wanneer een restaurantkost binnen een uitzondering valt en de btw-aftrek dus in principe mogelijk is, geldt één harde voorwaarde: er moet een rechtsgeldige factuur zijn met de verplichte vermeldingen.

Een kasticket of een pro-formadocument volstaat niet. Zonder geldige factuur is btw-aftrek uitgesloten, hoe zakelijk de uitgave verder ook is. Dit is precies het soort detail waar de btw-administratie bij een controle op let, en waar wij bij B2B Tax Advisors bij elke boekhoudkundige controle in Yuki systematisch op screenen  niet alleen op de omzet- en btw-rekeningen, maar ook op de kostenrekeningen (60x-64x), waar restaurantkosten doorgaans in verwerkt zitten.

Wat betekent dit concreet voor jouw vennootschap?

Stel: je vennootschap maakt €1.000 aan restaurantkosten (excl. btw) in een boekjaar, zonder dat een uitzondering van toepassing is.

• In de vennootschapsbelasting is €690 (69%) fiscaal aftrekbaar als beroepskost.
• De btw op deze kosten (bijvoorbeeld €120 aan 12%) is volledig niet-aftrekbaar en vormt dus een extra kost voor de vennootschap.

Het is dus perfect mogelijk dat een kost fiscaal grotendeels aanvaard wordt in de vennootschapsbelasting, terwijl de btw erop volledig verloren gaat. Beide regels moeten afzonderlijk worden beoordeeld.

Veelgemaakte fouten die we tegenkomen

1. De 50%-regel toepassen op restaurantkosten-btw : deze grens geldt enkel voor autokosten.
2. Btw aftrekken op basis van een kasticket : zonder geldige factuur is dit niet toegestaan, ook niet wanneer een uitzondering van toepassing zou zijn.
3. Representatiekosten en restaurantkosten door elkaar boeken : beide kennen andere fiscale regels en horen apart geregistreerd te worden.

Hoe wij dit voor jou opvolgen

Bij B2B Tax Advisors nemen we deze nuances mee in onze reguliere btw- en boekhoudcontroles binnen Yuki. We lopen niet enkel de omzet- en btw-rekeningen na, maar ook systematisch de kostenrekeningen, zodat afwijkingen zoals verkeerd geboekte restaurantkosten of ontbrekende facturen tijdig worden opgemerkt vóór een fiscale controle dit doet.

Twijfel je of jouw restaurant- of representatiekosten correct zijn verwerkt? Neem contact met ons op voor een controle van je boekhouding.

Dit artikel is opgesteld op basis van de geldende Belgische fiscale wetgeving en dient als algemene informatie. Voor een advies op maat van jouw specifieke situatie, contacteer B2B Tax Advisors.